DSS

Quali Vantaggi

L’eccesso di carta nuoce gravemente alla salute aziendale…
la riduzione della dipendenza dalla carta, nello svolgimento delle attività quotidiane, produce una migliore qualità del lavoro e dei risultati ed è fonte di risparmio per l’azienda e l’intera società

I documenti sono nulla senza controllo…
ritrovare quello che serve quando serve, in un attimo, mettere a disposizione i fascicoli alle persone autorizzate, garantire la privacy, rimanendo serenamente concentrati sul proprio obiettivo

Interagire per meglio agire…
i documenti elettronici scambiati, trasmessi  e spediti,  favoriscono  l’interazione e un ambiente di lavoro collaborativo. Internet ci espone sul mondo e ai propri partner è possibile offrire nuovi servizi basati sulla condivisione dei documenti

L’insieme è maggiore della somma delle parti…
la vera soluzione si integra ai diversi sistemi e strumenti tecnologici presenti nell’ufficio  e nell’azienda, creando un’entità nuova,  superiore per funzionalità ed efficacia.

Ogni problema ha una soluzione...
Qualsiasi processo di gestione manuale di documenti e archivio occupa molto tempo, a scapito di una maggiore efficienza nei processi aziendali chiave

Ma con delle tecnologie e delle competenze adeguate il problema può facilmente venir risolto, e la vostra azienda accelerare il ciclo delle entrate ed aumentare la redditività.

In ogni momento della sua esistenza, il documento è archiviato in qualche luogo fisico: su un settore del disco rigido del nostro computer portatile o del server centrale, oppure sul foglio di carta appena emesso dal fax o ancora nella memoria della chiavetta USB che abbiamo in tasca. E' evidente che questi diversi luoghi non sono equivalenti dal punto di vista della sicurezza, della conservazione sul lungo periodo, della condivisione con altre persone.


Nel panorama odierno, l'imperativo è risparmiare, ed è per questo che proponiamo soluzioni informatiche volte al risparmio all'interno delle aziende.


I nostri sistemi si possono integrare facilmente con Ms Navision e qualsiasi altro ERP in commercio, fornendo soluzioni complete e perfettamente integrate all'interno dei vostri sistemi informativi.


I vantaggi nell’implementazione aziendale dei sistemi di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva sono molteplici ed immediati.  La dematerializzazione di tutti i voluminosi supporti cartacei è sicuramente quello principale, con risvolti anche ecologici e sociali quali la riduzione dell’impatto ambientale.


Inoltre avere la possibilità di eseguire ricerche d’archivio in tempi brevissimi e con precisione assoluta ed avere a portata di click dati e documenti di un intero archivio fa risparmiare tempo prezioso e costi inutili.


La gestione documentale e il controllo di gestione dei processi aziendali (produttivi, di contabilità e fatturazione, ecc…) sono fattori chiave di vantaggio competitivo per le aziende che implementano tali sistemi.


E’ importante riuscire a costruire una “cassaforte informatica”, nata per proteggere e preservare nel tempo, i documenti informatici strategici per la continuità del business aziendale, superando il concetto dei supporti fisici sostitutivi per quello più evoluto ed efficace dell’archivio unico sostitutivo. L’obiettivo è quello di coinvolgere tutti i settori o ambiti aziendali verso una gestione full digital, allo scopo di eliminare l’inefficienza legata alla gestione fisica della carta ed ai processi ad essa associati (Paperless Process Management).


Un altro fondamentale vantaggio dei sistemi D.S.S. è data dalla possibilità di ricercare velocemente un documento e dopo averlo trovato poterlo aprire, modificare, leggere, stampare o effettuarci qualsiasi altra operazione permessa. Per tale ragione il software D.S.S. prevede che assieme al documento vengano salvate un set di informazioni che lo caratterizzano protocollo, cliente/fornitore di riferimento, nome file....) in modo tale che la sua individuazione risulti immediata.

 

RISPARMIO ECONOMICO

Risparmi sull’utilizzo dei documenti; la ricerca di documenti obsoleti, la loro catalogazione e organizzazione in un unico sistema (stampe, carta email e fax tutti insieme!); costi molto elevati che possono essere abbattuti dall'uso del sistema di gestione documentale;

Risparmi nella produzione dei documenti; molti documenti sono gestiti da operatori diversi e tutte le operazioni di trasmissione, conferma, revisione ecc. ecc. vengono ottimizzate  generando molti risparmi;

Risparmi sui costi di gestione che si possono ottenere per duplicare il documento e per archiviarlo. Alcuni documenti vengono duplicati, per varie ragioni, anche 8-10 volte;

Risparmi concreti di energia

Il sistema DSS consente di risparmiare sugli investimenti, di migliorare la qualità del servizio offerto, di assolvere agli obblighi aziendali e di perfezionare i tempi di lavorazione, eliminando disguidi, errori e migliorando l'efficienza di ogni singolo dipendente.

 

VANTAGGI ECONOMICI…

riduce l'acquisto di carta,buste e bolli;

riduce il tempo destinato all'archiviazione e alle ricerche;

riduce ritardi e disguidi dall'inoltro cartaceo delle fatture;

riduce il tempo di trattamento della posta

riduce i contenziosi che derivano da errori di fatturazione

elimina il tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture

elimina i costi di formazione e aggiornamento del personale amministrativo

elimina il data entry manuale in contabilità delle fatture

elimina il data entry manuale in contabilità dei pagamenti e degli incassi

 

…VANTAGGI COMMERCIALI…

Fattura con messaggi promozionali, e quindi strumento di marketing

Ottimizzare il processo di dematerializzazione inserendo allegati alla Fatturazione

Migliorare la qualità dell’ informazione per migliorare la relazione con il cliente

 

…VANTAGGI FINANZIARI…

Meno errori di gestione = riduzione mancati pagamenti

Migliora la gestione della tesoreria

Migliorare la qualità dell’informazione per migliorare la relazione con il cliente

 

…VANTAGGI LOGISTICI…

Riduzione dei costi di allocazione documenti

 

…VANTAGGI ORGANIZZATIVI…

Accesso on-line strutturato per tutte le componenti aziendali

Orientamento al BPO Business Process Outsoucing , di tutti i processi non strategici

 

…RAPPORTO CON IL FISCO…

Agevolazione nei controlli incrociati, più veloci ed efficenti

Il rapporto con Terze parti


…RAPPORTI CON FORNITORI, BANCHE E TERZE PARTI…

Maggiore integrazione fra fatturazione, incassi elettronici, pagamenti , rapporti con le banche

 

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