DSS

Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alle aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente con la soluzione D.S.S. significa quindi sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che consente di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

La conservazione ottica sostitutiva permette di eliminare la carta e rendere la gestione documentale ancora più efficace e produttiva.

La conservazione è dunque, in senso stretto, un processo che inizia con la memorizzazione dei documenti su supporti ottici o altri idonei supporti, e termina con la sottoscrizione elettronica (firma digitale) e la marcatura temporale non sul singolo documento, ma sull'insieme dei documenti.

Grazie all'utilizzo della firma digitale e della marca temporale come strumenti di validazione che permettono di assicurare l'integrità nel tempo, l'autenticità e la validità legale dei documenti, e rispettando le modalità tecniche dettate dalla normativa vigente, è possibile dematerializzare i documenti aziendali appartenenti sia al ciclo passivo (come ad esempio le fatture dei fornitori), sia al ciclo attivo (ad esempio la fattura verso i clienti), sia le scritture contabili obbligatorie per legge. La soluzione D.S.S. inoltre permette di interfacciarsi con i principali software di contabilità aziendale e di importare tutte le informazione necessarie di un documento contabile (Denominazione, partita iva, importo, IVA, centro di costo), formando la base di dati per procedere alla creazione degli obblighi contabili senza bisogno della lenta e noiosa registrazione dei singoli documenti.

 

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