DSS

Workflow Documentale

Gestire i documenti significa non solo archiviarli ed essere in grado poi di recuperarli, ma soprattutto inserirli nei processi aziendali che, per essere correttamente svolti, hanno bisogno delle informazioni in essi contenuti.

Un problema che il software D.S.S. riesce a risolvere è quello di gestire il passaggio da una scrivania a un’altra (workflow); molte volte, infatti, i documenti devono seguire un flusso ben identificato (si pensi ad esempio alla fattura di acquisto che prima di essere pagata deve essere controllata, modificata e accettata, introducendo un processo che interessa più utenti); il sistema deve consentire la gestione del ciclo di vita del documento (workflow).

La gestione elettronica dei flussi documentali è finalizzata al miglioramento dell'efficienza interna e dei servizi volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso l'impiego di strumenti che consentono un reale esercizio del diritto di accesso allo stato dei Procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati.

Il workflow management consente di "pilotare" i diversi passi di ciascun processo aziendale innescando, in funzione degli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni applicative richieste e le funzioni comunicative e di gestione documentale a supporto del processo stesso.

Funzionalità fondamentali per la vita aziendale come gestire il ciclo di vita di un processo, il poter condividere documenti tra diversi utenti, la possibilità di diffondere i documenti anche verso l’esterno attraverso modi diverse (cartaceo, fax, email).

 

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