DSS

Software

Il software di D.S.S. consente al tuo studio e alla tua azienda di eliminare qualunque tipologia di supporto cartaceo, rendere digitale e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documento, come ad esempio:

Fatture attive e passive
Ricevute fiscali ed estratti conto
Libri Sociali (es: Libro Giornale, delibere assembleari)
LUL e cedolini paga
Mandati e Reversali
Cartelle cliniche
Contratti, atti e documenti commerciali
File di trasmissione ad Entratel, Agenzia Entrate, Registro Imprese - CCIAA ecc.

E’ una soluzione a bassissimo impatto per la tua organizzazione grazie alla fornitura del servizio in full-outsourcing.

Il processo di gestione dei documenti diventa semplice e automatizzato, completamente fruibile via web. Nessun software viene installato presso la tua organizzazione, quindi nessuna competenza tecnica e tecnologica è a tuo carico, nessun costo di gestione è a tuo carico essendo il servizio in full-outsourcing, nessun onere legale o formale è a tuo carico perché il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva è completamente automatizzato e derogato a D.S.S. e all’Ufficio Legale che lo supporta e ne convalida il funzionamento.

Conserva in Pochi Passaggi tutti i Documenti

Per capire come funziona il software D.S.S. bastano tre passi:

1. Archivia - Con questa operazione inserisci i documenti direttamente sul software D.S.S. per l’archiviazione. Durante il caricamento dei documenti occorre solo che tu specifichi i dati che ti consentiranno di ricercarli in tutti i modi che desideri. Più dati di indicizzazione inserisci, più modi avrai di cercare i tuoi documenti.

Se sei interessato ad emettere fatturazione elettronica (ciclo attivo) il software automaticamente la genera per te a partire da un semplice PDF. Se conosci l’email dei tuoi clienti, la invia per conto tuo in modo completamente automatico. Tu produci i documenti in formato digitale e il software D.S.S. produce la fattura elettronica e poi la invia per te ai tuoi clienti!

Hai un volume di documenti tali per cui è necessaria un'automatizzazione della fase di archiviazione? Il Software D.S.S. è dotato di un modulo di caricamento massivo automatizzato che permette di sollevarti anche da questo onere.

2. Cerca - Il software D.S.S. è semplicissimo da utilizzare perché impiegato con successo in piccole, medie e grandi organizzazioni.

Specificando solo i campi di ricerca che conosci anche in modo incompleto, il software troverà tutti i documenti compatibili mostrandoteli in una semplice interfaccia che elenca tutto ciò che ti serve. Più semplice di così…

3. Conserva - La conservazione sostitutiva dei documenti è completamente automatizzata e fornita in full-outsourcing per te. Ogni processo di conservazione sostitutiva viene opportunamente notificato in modo tale che tu sappia sempre quando e cosa è stato fatto. Conserva sostitutivamente i documenti per conto tuo!


IL SERVIZIO COMPRENDE

Il servizio di conservazione sostitutiva e gestione documentale comprende:

La conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico (10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)

L’invio al destinatario tramite posta elettronica delle fatture elettroniche attive

La definizione delle linee guida di conservazione personalizzate per la tua organizzazione

L’invio annuale dell’impronta all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione

Il controllo annuale a norma sulla leggibilità dei documenti archiviati

Il supporto legale per il tuo processo amministrativo

L’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti di tuo interesse

Il supporto tecnico per l’utilizzo nella tua organizzazione

Tecnicamente il software effettua l’Archiviazione Elettronica dei Documenti memorizzando i file nel suo Protocollo e associandoli come allegati a Eventi e Organizzazioni. L’archiviazione elettronica dei documenti è un processo distinto e propedeutico alla conservazione sostitutiva.

Il software utilizza un software specifico per l'apposizione della firma elettronica con valore legale e per la cifratura a protezione delle informazioni riservate. Il software aggiunge quindi all'Archiviazione Elettronica del Documento, la Conservazione dei Documenti conforme ai requisiti della legge italiana e europea (secondo gli standard tecnici previsti dalla Deliberazione CNIPA 11/2004 e successive note esplicative) per dare valore legale a tutti i documenti dell'azienda che si possono rintracciare facilmente in rete locale e remota tramite il software D.S.S.. Il software assolve alle Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (sostituisce la Delibera AIPA n. 42/2001).

E' possibile definire l'accesso di ogni utente, assegnandogli una login e password in modo da garantire il rispetto della normativa sulla privacy, ed inoltre utente per ogni utente l'amministratore del sistema è in grado di definire quali sezioni del programma è più o meno abilitato ad utilizzare e quali no.

Definito l'utente ad ogni accesso sarà necessario digitare la login e la password.

E' data la possibilità di inserire Clienti e Fornitori, in modo tale da potersi creare delle rubriche condivise oltre a poter assegnare ai documenti archiviati il relativo fornitore o cliente.

Per facilitare la ricerca dei documenti, è stata introdotta una finestra nella quale è possibile ricercare un documento attraverso l'inserimento di una o più informazioni. A seconda dei dati introdotti nell'albero compariranno esclusivamente i documenti con le proprietà indicate.

E' possibile personalizzare l'aspetto della finestra di ricerca, quindi decidere quali colonne far vedere, l'ordine, il numero di documenti per pagina.

Per ogni operatore l'amministratore potrà decidere quale gruppo di documenti potrà vedere, per esempio se sono presenti bilanci o dati sensibili si può decidere che quei documenti siano visibili solo al gruppo “direzione” e non ai restanti utenti.

Gli operatori e i tipi di documento sono stati resi tabellabili , così facendo la struttura dell'albero è determinata dall'utente. Il documento si aprirà semplicemente con un doppio click.

 

Caratteristiche generali

Tipologie di documenti – Ogni documento gestito da DSS va catalogato in una specifica tipologia. Le tipologie sono definite durante l'implementazione e sono delle descrizioni generiche di un documento. Esempi di tipologie sono «fattura», «documento di trasporto», «polizza» e «compiti d'esame».

Proprietà – Ogni documento ha associata una serie di proprietà, spesso denominate metadati, che lo descrivono. Queste proprietà sono totalmente personalizzabili sia in fase d'implementazione sia in un successivo momento. Le proprietà sono utilizzate per la ricerca dei documenti. Esempi di proprietà sono «data», «destinatario», «importo» o «codice IVA».

Agilità di ricerca – La memorizzazione dei dati senza la possibilità di poterli ritrovare sarebbe vana. DSS ha sviluppato vari modelli di ricerca che permettono di trovare con estrema velocità quello che si cerca. Alcuni di questi meccanismi sono manuali, nel senso che l'operatore deve usare una maschera di ricerca; altri invece sono automatici e riescono a proporre documenti legati a quello attualmente in consultazione.

Integrazione con il desktop – Oltre all'accesso ai dati secondo la normale modalità è possibile attivare DSS tramite il menu «Invia a» di

Le principali caratteristiche tecniche previste sono:

Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)

Indicizzazione completa dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel, testo

Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file

Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei caratteri (OCR)

Possibilità di conversione delle immagini TIFF in PDF e supporto TIFF multipagina

Importazione di documenti

Ricerca documenti con analisi del testo completo

Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione

Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti

Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni

Amministrazione del sistema: gestione utenti

 

Le principali funzioni del programma sono:

- Archiviazione automatica e manuale di qualsiasi tipo di documento.

- Integrazione con il sistema gestionale aziendale (ciclo attivo e passivo).

- Catalogazione, classificazione e protocollazione automatica.

- Gestione delle pratiche, dei fascicoli, delle cartelle e dei collegamenti tra documenti.

- Velocità e semplicità nella ricerca dei documenti.

- Gestione della sicurezza e della riservatezza. - Firma digitale semplice e qualificata, su singolo documento, sull’intero archivio e sulle note aggiunte ai documenti.

- Archiviazione Sostitutiva secondo la normativa vigente.

- Distribuzione dei documenti su supporti ottici (CD, DVD).

- Trattamento immagini per l’acquisizione e indicizzazione dei documenti cartacei tramite

strumenti di riconoscimento automatici come OCR, Bar Code, OMR.

- Modelli di Data Base già pronti per Commercialisti, Aziende, Consulenti del Lavoro;

- interfacciabilità con i principali sistemi di contabilità.

 

I PUNTI DI FORZA

- Archiviazione dei documenti emessi, vedi offerte, fatture, DDT spedizione, etc. in contemporanea alla stampa o all'invio via e-mail, grazie all’uso di driver di stampa che convertono i nostri documenti in formato PDF.

- Archiviazione dei documenti ricevuti in formato digitale.

- Facilità di ricerca dei documenti archiviati mediante una visualizzazione ad albero e da una funzione specifica che visualizza solo i documenti che rispettano le specifiche ad essa indicate dall’utente.

- Archiviazione delle copie cartacee anche in due momenti diversi e da utenti diversi, in quanto prima si può eseguire l’acquisizione e poi in un secondo momento importarli in Quadro-Documenti.

- Possibilità di associare più informazioni al documento archiviato, per esempio il Cliente/Fornitore associato, la data del protocollo, l’oggetto e altro ancora, in modo da poter interrogare il DBase in molti modi.

 

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